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      2020拒绝加班,5S高效工作法,让每一个普通职场人都能做到

      2020-01-07 21:18 作者:snrxa1209 来源:未知 浏览: 我要评论 (条) 字号:

      摘要:朋友小范和我说,他们公司的老板突然下令公司大扫除,每个人都要整理自己的办公桌,还要整理工位附近的卫生,连公司的公共区域都划分给各个部门负责清扫,还安排专人检查,凡未尽打扫职责的,一律?500元。大家议论纷纷,都搞不清楚老板又抽得什么风,年末

       
      朋友小范和我说,他们公司的老板突然下令公司大扫除,每个人都要整理自己的办公桌,还要整理工位附近的卫生,连公司的公共区域都划分给各个部门负责清扫,还安排专人检查,凡未尽打扫职责的,一律?500元。大家议论纷纷,都搞不清楚老板又抽得什么风,年末大家都忙,还要整一些没用的规章制度。正当大家一头雾水的时候,老板开了个全体会议,通报了这么做的原因。
       
      原来,一天晚上,公司一个重量级客户来访,直言公司一定是个效率低下的公司,难怪对接速度跟不上、出活速度也慢,什么都慢……老板听了很奇怪,就追问,为何有这样的评价?客户说道,每个人的办公桌都乱得一塌糊涂,周围还有很多垃圾,看着就脏乱差,这样的环境能有什么好的效率。老板被说得面红耳赤,才有了开头的那一幕。这下大家才明白,老板做这一切,是希望提高大家的工作效率,可是,大家的疑问又来了,靠着整理打扫,真的能更高效地工作吗?
       
      这还真的能,在《丰田高效工作法》里,提到过一个5S法,里面的精髓,就在于整理。
       
      一、在具体展开方法论前,我们不妨先来思考一下,职场人效率低下的可消除因素有哪些?
       
      效率的高低,直接决定了一个任务的成败,也决定了一个公司的生产价值,很多时候,效率低下受到主观客观因素的影响,这其中有一部分因素却是可消除的,就像小时候我们考试,填错答案纸、漏写答案等和本身知识掌握无关的一些疏漏,就是可消除的错误,而职场中,也是如此。
       
      办公桌凌乱,制造忙碌的假象:很多人说,一个人办公桌越乱,就越能激发灵感,其实这不过是假象,桌上办公文件多,看似任务很多,忙得很有条理,但起码有80%是早已经无用的文件,摊在桌上当成辛苦的摆设而已。
       
      办公环境乱,造成不必要干扰:大家有过这样的场景体验吗?老师上课了,让大家把前一天下发的试卷拿出来,然后整个教室都开始翻课桌,找卷子,往往等卷子找到了,都过去十几分钟了,一堂课也不过四十分钟。办公环境乱也会造成这样的问题,要用的文件找不到,要用的办公工具不见了,这都是浪费时间。
       
      先入为主的烦躁心情,不知从何入手:很多人在到办公室的那一刻,首先不是精神满满,而是特别烦躁,觉得有很多工作要做,却不知道从何入手,但如果你仔细梳理,会发现,工作真的没有多少,只是先入为主的烦躁,引起了人的思维定式。
       
      二、现在,我们来说说,什么是5S高效工作法?
       
      5S法则出自《丰田高效工作法》一书,该书译自TMC和日本著名的人才公司Recruit合资成立的咨询公司出版的书籍《トヨタの片付け》,书中囊括了资深丰田人的真知灼见。丰田是日本最大的汽车公司,也是世界十大汽车工业公司之一。在堪称世界最优秀制造商的丰田,“工作法”至关重要,不仅可以激发员工的工作热情,提高工作业绩,还可以增加公司的销售额。
       
      关于5S法则
       
      丰田工作法的基本思想是“整理”——5S(整理、整顿、清扫、清洁、素养),在丰田,整理的文化无处不在。
       
      整理(Seiri):分清哪些物品有用,哪些物品没用,扔掉没用的。
       
      整顿(Seiton):能将必要的物品在必要的时间拿出必要的量。
       
      清扫(Seisou):打扫干净,日常使用的物品做到一尘不染。
       
      清洁(Seiketsu):保持上述整理、整顿、清扫的状态
       
      素养(Shitsuke):督促其他人遵守整理、整顿、清扫的规则。
       
      5S的意义在于提高办公效率,认真做好每一件小事,因为其适用的广泛性和简单性,每一个普通职场人,都能够学会。
       
       
      三、好了,现在说说,5S高效工作法如何具体运用,才能提高我们的工作效率?
       
      我们现在知道了5S是什么,那么在具体运用时,我们究竟该怎么做呢?
       
      1.整理(Seiri):分清哪些物品有用,哪些物品没用,扔掉没用的。
       
      我们要明白,摆放整齐不等于整理,整理是丢弃的艺术。建筑师凡德罗有句名言“less is more”,李白也作过“千金散尽还复来”的诗句,说的都是“弃”的哲理。想象一下,你的办公桌上,有多少文件是你觉得以后可能用得到的?有多少东西是你几个月都没动过,但你觉得以后会有用的?拥有的物品会成为成本,“以后可能会用到”是万恶之源。
       
      小范说,他们公司有个很奇怪的现象,每当要用剪刀、订书机这样的工具时,会从一个办公室找到另一个办公室,从一个部门借到另一个部门。一次、两次,次次如此,这难道不是无形中拖延了工作的进度?在《佐藤可仕和的超强整理术》中有一句话,只要整理得宜,处于一览无余的状态,且能完全掌握物品的摆放位置,就没有无法掌握的事物。
       
      我们想要掌控自己的工作,掌控自己的时间,就从掌控自己的办公桌开始:
       
      给“以后会用到”加个期限:在家里的时候,长辈们总是什么都舍不得扔,总是期望着未来的某一天可以用到,但往往,这个未来还没到,东西先发霉了。职场上也一样,当我们在生活上弄不懂长辈的时候,在工作上却原谅了自己,什么都觉得会用到。不妨从现在开始,给你办公桌上的东西设定一个期限,凡是超过一个月没有用到的东西,就丢弃掉。一旦养成丢弃的习惯,其决断力也有可能跟着提高。
       
      给必要和不必要划分一个标准:常用的就是必要的,不常用的就是不必要的,这个度如何把握?我们可以根据使用的频率来决定,频次高的就是必要的。当有标准的时候,处理物品才会快速,没有标准就会犹豫不决,处理失败。比如说,我们的桌子上有一把剪刀,每天都要用到,这就是必要的。
       
      我们在工作中也经?吹秸庋桓鱿窒,桌子上摆满了各种人的名片,哪怕很旧了都舍不得扔,似乎将来都有合作的可能,那为什么不用APP扫描存档?尽量保持我们的办公桌桌桌面整洁,没有多余的东西,懂得如何丢弃,才是整理的关键。
       
      2.整顿(Seiton):能将必要的物品在必要的时间拿出必要的量。
       
      对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放置,排列整齐,明确数量,并进行有效地标识。在丰田里流行着这样一句话:比起巧迟,还是拙速为好。整理和整顿有相似性,整理是丢弃的艺术,那么整顿就是“放置”的艺术,在什么空间放置,放置多少量……整顿的有个"4定"原则:定点、定容、定量、定时,定点即放在哪里合适 ,定容即用什么容器、颜色,定量即规定合适的数量,定时即在有效的时间内。
       
      定点:物品摆放的位置要做到不用让手臂伸直。
       
      常用物品应放到伸手可得的地方,比如你身边的柜子或者抽屉,甚至直接放在说面上;
       
      取用物品的时候有没有给身体增加负担,我们日常工作中,要做到不为了找文件而大动干戈;
       
      配置物品时考虑到使用频率、惯用手等因素,将会减少没有意义的动作,物品用完之后要回归原处。
       
      定容:将文件夹设置成不同的颜色,常用的可以是红色,一周才用的可以用蓝色,用颜色区分出来,能让我们一眼就认出来。
       
      定量:保留你要用的必要数量,不要有多余的。比如我们桌子上有一个订书机,每天都要用到,忽然有一天又多出来一个,就要把多出来的让同事共享。
       
      定时:在你整顿之后,是否能在10秒内,立即找到你想找的物品,如果是,才是合格的。
       
      一些社会机构曾经做过调查,发现当办公桌上摆放混乱的时,每天都需要花费大量的时间寻找资料, 这些时间是那些善于整理办公桌的人的3~5倍之多。因此,将必要的物品在必要的时间拿出必要的量,能够减少浮躁的心情,提高工作效率。
       
       
      3.清扫(Seisou):打扫干净,日常使用的物品做到一尘不染。
       
      对,你没看错,就是打扫,准备好工具,对你的办公桌及周围环境进行打扫。我们要再次提到一个词,掌控!乔治·哈里斯研究认为,人们热爱自己居住或者上班的空间,往往并非因为设计,而是自己对它的掌控。在工作中,我们总会不知不觉被外力干扰,而脏乱就是其中之一,想要降低走神对于工作的干扰,就要事先清理掉办公环境下容易引导我们走神的元素。心理学家认为,良好的职场环境,有益于职工的心理健康并能够提高工作效率,有利于调动职工的工作热情,创造出一流的业绩。
       
      我们来设想一个场景,有一天,你穿了一件新买的大衣,浅色的,而当你兴致勃勃地来到办公室,准备迎接工作的时候,你发现因为办公桌的灰尘,导致你的大衣袖口马上沾染了灰尘,这个时候,你会怎么样?你什么工作都不想干了,只会沉浸在新衣服被弄脏的糟糕情绪中,你会一遍遍地抱怨,这该死的办公桌,你会生气地拿起抹布使劲擦桌子,但你就是想不起来要工作。
       
      做到清扫很简单,每天上班前5分钟,每天下班前5分钟,你只需要抽出这10分钟的时间,对你的工位周围进行清扫,就不会因为失误弄脏自己的衣服,也不会因为偶然掉了个东西,才发现地上脏得惨不忍睹。有的人会说,公司清扫会有阿姨啊,可是脏乱不会等阿姨,它想脏的时候就脏,你的衣服脏了,难道也要埋怨阿姨来得不及时?清扫,是我们忽视的,但它的作用,却是潜移默化的!
       
      4.清洁(Seiketsu):保持上述整理、整顿、清扫的状态。
       
      清洁,就是制定标准,对整理、整顿、清扫作固定时间的自我点检。日常中,我们不能接受一个邋遢的人,工作中,也不要接受邋遢的自己。清洁的宗旨就是,让前面的3个S保持下去,而不是三分钟热度,如果心血来潮完成了整理、整顿和清扫,过一段时间又故态复萌,那么一切都是无用功。
       
      我们可以设定一个时间值:比如100天的时间值,每天完成上述3个S,若是100天内做到了,就奖励自己一直期望的东西,旅游、奢侈品,都可以,如果没有做到,就惩罚自己失去本想要购买的东西。用100天去形成一个认真做好每件小事的习惯。
       
      我们可以设定一个标准值:比如5S的工作法每天都让我们提前了10分钟完成工作任务,或者每天完成任务的时间都在提前,或者仅仅是我们加班的时间少了,给自己设定一个标准值,看你的目标是什么。
       
      5.素养(Shitsuke):督促其他人遵守整理、整顿、清扫的规则。
       
      最后这个“S”素养,就涉及到整个公司了,是管理层的事情了,做到前4个S,只是员工个人的事情,但如果做到最后这个S,就是整个公司受益。
       
      管理者以身作则:通过传授方法、体验整理后的快乐、设置奖励机制等方法,让员工理解其目的、掌握其方法,最终让4S扎根于职场。好的榜样就是好的开始,只有上位者先做到,才能要求底下的人也去做。
       
      制定公司规章制度:在管理者身先士卒的情况下,公司要紧接着出相应的规章制度,来约束和激励员工。正如同小范的案例中,他们老板所做的一系列规定和制度,就是5S方法的开端。
       
      四、最后,我们来总结一下
       
      可能大家还一直怀疑,这个真的有效吗?我们要再次强调一下,整理是5S的精髓,整理能提高工作效率,这样的说法是有科学依据的,医学博士米山公啓解释说:处理的信息量越少,大脑的压力也会相应减少,没有多余信息的办公桌有利于将注意力集中到工作上。
       
      在5S中,整理是丢弃的艺术,不要让多余的物品占用你的时间精力;
       
      整顿是放置的艺术,放在合适的地点,用合适的放置方式,在10秒内找到物品;
       
      清扫是消除干扰的艺术,不被外力影响工作的心情,保持好的工作环境;
       
      清洁是保持的艺术,形成标准,定时检查自己,不是一时脑热的行为;
       
      素养是制度的艺术,管理者要以身作则,公司要出台相应的规章制度,来约束和激励员工。
       
      很简单的方法,很简单的理论,可是,只有简单才能发挥最大的力量,当我们把这些简单的5S都做好的时候,高效工作就会敲开我们的门,成为我们的伙伴!
      (责任编辑:snrxa1209)
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